سياسة إعارة الكتب ومصادر التعلم بمكتبات جامعة الحدود الشمالية

سياسة الإعارة بمكتبات جامعة الحدود الشمالية

1. تُقدَّم الخدمة للمستفيدين حسب أنظمة وسياسات المكتبة، وتُحدَّد فئات المستعيرين وأعداد الكُتُب المسموح بإعارتها والمدد الزَّمنيَّة وفق ما يلي: 

إعارة وفق فئات المستفيدين

1. يحق للمستفيد تجديد الاستعارة لمرة واحدة ويجوز للمكتبة التجديد للمستعير لأكثر من مرة في حالة الظروف الطارئة والاستثنائية كالجوائح وغيرها باستخدام الطرق المختلفة للتجديد بالحضور الشخصي للمكتبة أو بالإنابة أو عن بعد.

1. لا يجوز إعارة المقتنيات التالية:

• الموسوعات والمعاجم.

• الدوريات.

• الرسائل العلمية

• الكتب النادرة والكتب ذات النسخة الواحدة.

• المطبوعات الحكومية والمخطوطات والخرائط والأطالس.

• الكتب السنوية والتقارير الإحصائية.

• الكتب المحجوزة والكتب المختومة بعبارة "لا تعار".

• الكتب المجزأة التي تزيد على جزئين.

1. يلزم المُستعير بردِّ ما استعاره من كُتُب بالحالة الَّتي تسلَّمها بها من المكتبة، وهو ملزم بتعويض ما أتلفه أو فُقِد منه بإحضار نُسخة بديلة من نفس الطَّبعة أو طبعة أحدث، أو يُسدِّد ثمنها حسب السِّعر الحالي مُضافاً إليه (10%) مصاريف العمليات الفنية.

2. تُحتسب غرامة تأخير بواقع ريال واحد عن كل يوم تأخير بعد انتهاء مدة الإعارة المسموح بها لكُل مُستعير حسب الفئة الَّتي ينتمي إليها الواردة في المادة (8)، على ألَّا يزيد الحد الأقصى للغرامة عن (90) يومًا.

3. إذا تجاوزت مُدَّة التَّأخير (90) يومًا يُعد الكتاب مفقودًا ويُغرَّم المُستعير بسداد ثمن الكتاب حسب السعر الحالي، مضافًا إليه تكلفة العمليات الفنية، بالإضافة إلى غرامة التأخير وفقًا للمادة (12).

4. يجوز للمكتبة حرمان المستعير من الإعارة لمدَّة فصل دراسي، إذا تكرَّر منه تجاوز موعد إرجاع ما لديه من كتب ثلاث مرات متتالية.

5. إذا تعذَّر تحصيل القيمة الماليَّة لغرامات تأخير أو فقد الكُتُب. فيتم تحصيلها بالطُّرُق النِّظاميَّة من مُستحقَّات المُستفيد الماليَّة بالجامعة.

6. يُسمح بالاستعارة لغير منسوبي الجامعة وفقًا لما يلي:

• يحصل المستفيد على بطاقة عضوية غير مدفوعة التكاليف.
• يدفع المستفيد مبلغ تأمين قيمته (500) ريال لمدة سنة تودع في الحساب البنكي للجامعة وتسترد عند انتهاء العضوية.
• في حال عدم المراجعة خلال 90 يومًا بعد انتهاء العضوية لطلب التجديد أو إنهاء العضوية لا يحق للمستفيد استرداد مبلغ التأمين. 

1. يعامل المستفيد من غير منسوبي الجامعة معاملة منسوبي الجامعة في تطبيق المواد (11)، (12)، (13).

2. تودع المبالغ الُمحصَّلة من الغرامات في الحساب البنكي للجامعة.

سياسة التزويد بمصادر التعلم بمكتبات جامعة الحدود الشمالية

مراحل التزويد وبناء مصادر التعلم بمكتبات جامعة الحدود الشمالية

تمهيد:

يهدف قسم التزويد وبناء مصادر التعلم إلى توفير مصادر التعلم التي تناسب احتياجات الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والتي تخدم المقررات الدراسية وما هو أشمل من المقررات الدراسية حيث يمتد نشاط القسم بما يفيد في سد احتياجات القطاعات المختلفة بالجامعة من مصادر التعلم، حيث يقوم القسم بتوفير مصادر التعلم والمراجع والمصادر الأخرى للمعلومات ومن ثم يشرف علي تنظيمها وترتيبها بالتعاون مع قسم الشؤون الفنية.

أولًا: - مراحل عملية التزويد:

تمر أنشطة القسم بمجموعة من المراحل نوجزها فيما يلي:

1. تحديد مجتمع المستفيدين:

وهم طلاب وأعضاء هيئة التدريس بالجامعة وتقدم لهم خدمة توفير مصادر التعلم عن طريق مكتبات الكليات والأقسام بالجامعة.

1. تحديد احتياجات المستفيدين:

يقوم قسم التزويد بعد إقرار ميزانية شراء مصادر التعلم باستطلاع آراء أعضاء هيئة التدريس والطلاب للتعرف على احتياجاتهم من مصادر التعلم وأعداد النسخ المطلوبة من كل مصدر.

1. استقبال طلبات أعضاء هيئة التدريس والطلاب والتي يتم رفعها من خلال الأقسام العلمية بالكليات.

2. إجراء تدقيق شامل للطلبات وتصحيح الأخطاء الواردة واستيفاء البيانات اللازمة لمصدر التعلم وتحديث البيانات القديمة كتواريخ النشر وأرقام الطبعات.

3. عرض طلبات مصادر التعلم الواردة من الأقسام والكليات على الفهرس العام للكتب لإجراء تكشيف كامل لكافة قوائم طلبات مصادر التعلم واستبعاد المكرر منها وذلك ترشيدًا للنفقات وتوفير مساحات كبيرة بالمكتبات كان من الممكن ان تشغل بمصادر التعلم المكررة مما يمثل هدر للطاقات والإمكانات.

4. تنسيق طلبات أعضاء هيئة التدريس والطلاب وتحديد أولويات الشراء بحيث يتم إعطاء أولوية للأقسام المنشأة حديثًا والطلبات العاجلة.

5. يقوم قسم التزويد أيضًا بوضع الشروط والمواصفات الفنية ومتابعة مدى تطابقها على المورد لمصادر التعلم المطلوبة (أدناه الشروط والمواصفات لتوريد مصادر التعلم)

6. تجهيز طلبات مصادر التعلم وفق الأولويات بالصيغتين الورقية والإلكترونية والرفع باحتياجات الكليات والأقسام بعد تنقيتها إلى إدارة المشتريات والمناقصات بعد تحديد القيمة التقديرية للكتب المطلوبة.

7. المتابعة: حيث يتم متابعة طلبات مصادر التعلم عبر التواصل مع الإدارات المعنية بإتمام باقي إجراءات عملية التزويد بمصادر التعلم كإدارة المشتريات والمناقصات ولجان فحص العروض وإدارة المالية والحسابات... إلخ.

8. استقبال عروض الأسعار المقدمة من الشركات وتكوين لجنة فنية متخصصة لدراسة العروض وتقييم أسعار وجودة كل وعاء على حدي بحيث يتم اختيار المصدر الأقل سعرًا والأحدث في طبعته من كل عرض من عروض الشركات مع شرط أن يكون المرجع أو المصدر من الناشر الأصلي وتقديم شهادة بذلك.

9. يتم الرفع مرة أخرى بنتائج الدراسة الفنية إلى إدارة المشتريات والمناقصات لإخطار الشركات التي تم الترسية عليها.

10. البدء باستقبال مصادر التعلم الواردة من الشركات، حيث يتم تشكيل لجنة فنية لجرد مصادر التعلم الواردة وفحصها فحصًا دقيقًا من خلال مضاهاة مصادر التعلم الواردة فعليًا مع قوائم الطلب، حيث يتم استبعاد أي كتاب غير مطابق للمواصفات المطلوبة كما يتم استبعاد مصادر التعلم التالفة نتيجة النقل أو الشحن واستبدالها بأخرى أو خصمها من مستحقات الشركة في حالة عدم توفرها.

11. يقوم القسم بعد التأكد من سلامة واكتمال مصادر التعلم الواردة يتم تحويلها إلى قسم العمليات الفنية لإجراء إعداد مصادر التعلم فنيًا (فهرسة – تصنيف – برمجة) ثم الانتقال إلى مرحلة الترفيف.

12. بعد الانتهاء من إعداد الكتاب فنيًا يتم إعداد قائمة بمصادر التعلم الخاصة بكل كلية على حدي ومن ثم يتم إرفاق هذه القائمة مع مصادر التعلم تمهيدًا لتسليمها إلى أمناء مكتبات الكليات حيث يتم الاحتفاظ بالقائمة كسجل عهدة يحاسب بموجبها أمين المكتبة في حالة غياب أي مصدر من مصادر التعلم.

13. يقوم القسم بمتابعة الجرد السنوي لمصادر التعلم وتحديد نسبة الفاقد واتخاذ الإجراء اللازم حيال ذلك في كل مكتبة.

ثانيًا: مصادر التزويد

توجد ثلاث طرق للتزويد بمصادر التعلم في مكتبات جامعة الحدود الشمالية هي الشراء والإهداء والتبادل.

المصدر الأول: الشراء: حيث يتم تخصيص ميزانية سنوية لشراء مصادر التعلم ومصادر التعلم من خلال المكتبات ودور النشر والموردين المحليين وتتم عبر الطرق التقليدية عبر طرح منافسة تتقدم إليها مجموعة من الشركات يتم المفاضلة بينها وفق أسس ومعايير دقيقة لضمان اختيار أفضل العروض المتقدمة 

المصدر الثاني الإهداء: حيث تتلقى عمادة التعليم الإلكتروني ومصادر المعرفة مصادر التعلم والدوريات ومصادر التعلم الأخرى من العديد من الجهات داخل وخارج المملكة العربية السعودية وذلك على سبيل الإهداء مما يوفر مصدر ثري لمصادر التعلم.

المصدر الثالث التبادل: حيث تسعى العمادة في الفترة المقبلة إلى تفعيل هذا المصدر المهم من مصادر الحصول مصادر التعلم والمراجع التي يتعذر الحصول عليها عن طريق الشراء أو الإهداء.

ثالثًا: تقييم مصادر التعلم:

يقوم قسم التزويد بشكل دوري بتقييم مصادر التعلم بشكل دائم لمعرفة ما يلي:

•  مصادر التعلم التي عليها طلبات متزايدة من قبل أعضاء هيئة التدريس والطلاب فيتم التوصية بشراء عدد أكبر من النسخ من عنوان معين في حالة عدم كفاية العدد الحالي أو شراء الطبعات الأحدث لذلك المصدر أو العنوان.

• مصادر التعلم التي تعرضت للتلف من كثرة الإعارة والاستخدام وعليها طلب متزايد فيتم استبعادها واستبدالها بمصادر التعلم الجديدة.

• مصادر التعلم التي مر عليها فترة طويلة ولم يعد عليها طلب أو استخدام، حيث يتم استبعادها والاستفادة منها في أماكن أخرى قد تحتاج إليها.

الشروط توريد مصادر التعلم

• تقديم إقرار يثبت شراء مصادر التعلم ممن يمتلك حقوق الملكية الفكرية، أو ما يثبت تفويضهم أو التنازل ببيع وتوزيع مصادر التعلم.

• تصل مصادر التعلم إلى العمادة بحالة ممتازة ويحق لعمادة التعليم الإلكتروني ومصادر المعرفة إعادة أي كتاب به عيب فني أو مطبعي ويتم استبداله بنسخ جديدة دون أي اعتراض من قبل دار النشر وبما لا يتجاوز المبلغ المدون في القائمة والعقد.

• وضع أرقام على الطرود تتطابق مع أرقام كشوف التعبئة والفواتير ليسهل فرزها ومطابقتها مع كشوف العمادة.

• العمل على فرز مصادر التعلم وإيصالها للمكان الذي تختاره عمادة التعليم الإلكتروني ومصادر المعرفة.

• ضرورة تعبئة الأسعار الإفرادية والإجمالية إلكترونيا بملف الإكسيل المستلم من عمادة التعليم الإلكتروني ومصادر المعرفة أو من إدارة المشتريات والمناقصات وسيتم استبعاد العروض التي يتم تعبأة الأسعار فيها يدوياً.

• يفضل إرسال مصادر التعلم دفعة واحدة وعدم تجزئتها على مراحل.

• ضرورة تضمين القيمة المضافة بعرض السعر بحيث يضاف ضمن سعر كل كتاب على حدة.

ثانيًا: المواصفات اللازمة لتوريد مصادر التعلم

قواعد الفهرسة الآلية: 

الفهرسة الآلية: وفق شكل الاتصال المعياري Marc21 في أحدث اصداراته، من ناحية الحقول والمؤشرات والحقول الفرعية (المتغيرة الطول، والثابتة الطول) الطول.

التصنيف: وفق نظام تصنيف ديوي العشري (النسخة العربية – أحدث الطبعات المتاحة من تصنيف ديوي العشري) ووفق معايير المرافق الببليوجرافية العربية المتماشية مع نظام إدارة المكتبات المعتمد لدى العمادة.

أرقام الاستدعاء: Call Number      

وصيغتها بوضع رقم الاستدعاء لمصادر التعلم Call Number على أن يكون رقم التصنيف من أعلى والحروف من أسفل علماً بأن العمادة تتبع وضع الأحرف الأولى: الحرف الأول من عائلة المؤلف، والحرف الأول من العنوان بعد حذف أداة التعريف (ألــــ) مع ملاحظة كتابة أحرف وأرقام التصنيف باللغة العربية للكتب العربية، والإنجليزية للكتب الأجنبية مع وضع لاصق شفاف لحماية رقم الاستدعاء.

التعامل مع التسجيلات الببليوجرافية 

في حالة مصادر التعلم العربية والأجنبية: لابد من التأكد من عدم فهرستها على الفهرس المحلي لمكتبات الجامعة تجنباً للتكرار وإذا تم التأكد من وجودها على فهرس مكتبات الجامعة فإنه يتم إضافة النسخ أو الأوعية فقط دون تكرار فهرستها مرة أخرى توفيراً للجهد والوقت.

تسليم التسجيلات الببليوجرافية

تسلم التسجيلات الببليوجرافية محملة على CD مجمعة في (ملف واحد) صيغته UTF-8 

قوائم رؤوس الموضوعات                               

يتم الاستعانة بالمرافق الببليوجرافية وفقاً للقواعد المعيارية لإنشاء الملفات الإسنادية للموضوعات، وأسماء الهيئات، وأسماء الأشخاص، والعناوين الموحدة والسلاسل، مبنية على القواعد والتقنيات الدولية وخاصة قواعد الفهرسة الأنجلو أمريكية.

الحماية باستخدام نظام RFID وذلك عن طريق توفير:

• توفير الوسيمات من نوع Smart Label ^Tm 200 مع التعريف والبرمجة على أجهزة Smart Station ^Tm 200

• وضع اللاصق على وسيمة الــ RFID شاملة شعار الجامعة والتعليمات والبريد الإلكتروني وعنوان الـ URL للجامعة أو العمادة (حسب الاتفاق).

الفنيين والمفهرسين:

يراعي فيمن يقوم بعمليات الفهرسة والتصنيف والبرمجة للكتب وأوعية المعلومات ما يلي:

• أن يكون من الحاصلين على مؤهل عالي في تخصص المكتبات والمعلومات.

•  خبرة في الفهرسة والعمليات الفنية للكتب وأوعية المعلومات لا تقل عن ثلاث سنوات. 

• أن يجيد إجادة تامة فهرسة مصادر التعلم وأوعية المعلومات وفق معيار (RDA).

• خبرة بقواعد الفهرسة واستخدام خطط التصنيف في المكتبات.

سياسة التبادل والإهداء

 في مكتبات جامعة الحدود الشمالية

الإهداء:

هو قبول أوعية المعلومات المختلفة التي تهدى للمكتبات بدون مقابل مادي، بهدف تحقيق الفائدة المرجوة للمستفيدين. ويعد الإهداء رافداً من روافد التزويد بالمكتبات عامة وبالمكتبات الجامعية خاصة، حيث يتم قبول الأوعية المهداة من جهات متنوعة مثل: المؤلفون - أعضاء هيئة التدريس – الطلاب – الزائرين – جامعات ومعاهد أكاديمية – مراكز الدراسات المتخصصة ... إلخ).

وتخضع جميع الأوعية المهداة للفحص والتدقيق من قبل العمادة وفقاً لسياسة محددة للاستبعاد تبعًا للحالات الآتية: (تالفة - تقادم المحتوي - نسخ متكررة - عدد مرات الاستخدام ... إلخ).

إجراءات عملية الإهداء:

• يرافق استلام مصادر التعلم استلام خطاب بالمصادر المهداه حيث تقوم الجهة أو الفرد المهدي بإرسال خطاب يتضمن رغبته في إهداء المكتبة نسخة أو عدد نسخ من وعاء أو عدة أوعية معلومات

• تقوم المكتبة بفحص الأوعية المهداة قبل إتمام إجراءات الاستلام النهائية والتأكد من مطابقتها مع الخطاب المرسل.

• التأكد من عدم تعارض ما يُهدى للمكتبة مع أنظمة المكتبة وقوانينها.

• إضافة المواد المهداة وفهرستها على النظام الآلي بحيث تصبح من مجموعات المكتبة الرئيسية لضمان سهولة الوصول إليها واسترجاعها من قبل المستفيدين.

• يتم التعامل مع المواد المهداة معاملة بقية مجموعات المكتبة من حيث خطة التصنيف وأرقام الاستدعاء وأماكن تواجدها على أرفف المكتبات.

• يحق لمكتبات جامعة الحدود الشمالية حرية التصرف بالمجموعات المهداه، وذلك وفقاً لما تراه مناسباً لها، مع مراعاة ضوابط وقوانين النشر والتأليف.

• يحق للجهة المهدية الإشارة الى اسمها في غلاف الأوعية المهداة، سواء بالكتابة أو بالختم على صفحة العنوان.

• تقديم خطاب شكر من العمادة لصاحب الإهداء، والإعلان عن الإهداءات التي تجاوز عدد العناوين المهداة المائة عنوان، وذلك تقديراً لصاحب الإهداء.

التبادل:

هو عبارة عن اتفاق أو تعاقُد بين مكتبتين أو أكثر، ليتم من خلاله تقايُض أو تبادُل المواد المكتبية فيما بينها، حيث تقدم كل منها للأخرى مواد مكتبية هي في غنى عنها، والأخرى بحاجة إليها، وذلك بدون تعامل مالي فيها بينها، وبذلك تستطيع كل منها الحصول على مواد مكتبية لا تستطيع الحصول عليها بغير هذه الطرق.

مصادر التبادل:

هناك مجموعة من المواد والمطبوعات التي تسمح عمادة التعليم الإلكتروني ومصادر المعرفة بتبادلها، هي:

• مطبوعات الأقسام الدراسية التابعة للجامعة.

• النُسخ المكررة، والمطبوعات المُستغنى عنها من الكتب، والدوريات.

• مطبوعات جامعة الحدود الشمالية.

• مطبوعات المكتبة نفسها.

إجراءات التبادل

• تحديد المواد المسموح بتبادلها وإعداد قوائم التبادُل، وتوزيعها على المكتبات أو الجهات التي يُمكن للعمادة أن تتبادل معها.

• تهيئة المواد لأغراض التبادل، من خلال اختيارها وتنظيمها واستبعاد التالف منها.

• استقبال طلبات التبادل من الجهات المُختلفة والرد عليها.

• إعداد المواد التي تطلبها المكتبات الأُخرى، وتجهيزها للشحن بعد أن يتمّ تسجيلها في سجّلات خاصة.

• يتم التبادل بين عمادة التعليم الإلكتروني ومصادر المعرفة بجامعة الحدود الشمالية والجهات الأخرى بناء على مبدأ قطعة مُقابل قطعة، حيث تقدم العمادة للمكتبة / للعمادة الأُخرى كتابًا واحد مُقابل كتاب واحد أو دوريّة واحدة مقابل دوريّة واحدة، بغض النظر عن عدد الصفحات أو المادة العلميّة بالمطبوع.

• حفظ المُراسلات وإعداد سجلَّات إحصائية للتبادل.

• تلتزم عمادة التعليم الإلكتروني ومصادر المعرفة بجامعة الحدود الشمالية بالمبادئ التالية في عملية تبادل مصادر المعلومات مع المؤسسات الأخرى المثيلة:

1. أن يكون التبادُل مُتوازنًا، ومُتكافئًا، ومُرضيًا، للطرفين لكي تكون الفائدة مُشتركة.

2. أن تكون المجموعات المُعدة للإهداء والتبادل في حالة ماديّة جيدة، وسليمة، ومُرضية.